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Les grands thèmes de nos formations :
Traiter et classer l’information Gagner du temps avec Outlook

 

Gérer son temps ... et ses priorités!

 
 

Communiquer efficacement

par email

La méthode 5S au bureau

et bientôt....

Nos Formations à venir

  
 

Traiter et classer l’information                                                                                             

Public Concerné : 

Les cadres et managers qui doivent faire face au quotidien à une grande quantité d’informations sur de multiples supports.

Constat :

Diverses études conduites aux USA et en Europe évaluent à 1heure par jour et par personne le temps gaspillé à chercher des informations mal classées.

Cela représente un gisement de productivité de 6 semaines par an !

Objectifs :

  • Identifier l’information utile en fonction de ses objectifs et priorités et organiser sa remontée

  • Mettre en place un système de traitement  et de classement afin de retrouver rapidement les informations et documents pertinents.

  • Harmoniser les logiques individuelles au sein d’une équipe

  • Éliminer les documents superflus (obsolètes, versions de travail…) afin de réduire les risques d’erreurs

  • Aligner les méthodes de classement dossiers papiers / dossiers informatiques / mails

  • Définir et mettre en place une arborescence polyvalente

  • Garantir un archivage rationnel et efficace

Points clés : 

Identifier et filtrer l’information en fonction de ses objectifs

Quelle est l’information utile pour mon équipe et moi ?

Repérer les sources d’information internes et externes

Définir sa stratégie de « veille » personnelle

Organiser la remontée automatique d’informations utiles (blog, newsletter, chat…)

Aller à l’essentiel : techniques de mémorisation et de lecture rapide

 

Organiser et partager l’information au sein de l’équipe :

Définir le périmètre des informations à conserver et partager

Mettre au point un plan de classement collectif polyvalent (papiers, fichiers, mails)

Créer des normes de nommage et d’archivage

Mobiliser chacun pour décliner ces outils dans ses dossiers personnels

Utiliser les outils collaboratifs de partage de l’information (GED)

Garantir l’actualité et l’accessibilité de l’information

 

Appliquer une méthode unique quelque soit le support :

Logique unique dans le traitement des papiers ou des emails

Logique unique de classement des documents.

 

Organiser un « clean day » annuel au sein de son service :

Mobiliser l’équipe en présentant les gains de temps, d’argent et d’énergie qui en résultent.

Promouvoir  une politique de « clean desk » au quotidien

Enraciner les bonnes habitudes.


 

Gagner du temps avec Outlook                                                                                            

Public Concerné : 

Toute personne utilisant Outlook ou Lotus Notes dans son travail quotidien.

 Il ne s’agit pas là d’une formation technique, mais de présenter la logique des fonctions présentes dans ces logiciels et leur articulation.

Constat :

La plupart des personnes utilisent leur logiciel de messagerie seulement pour envoyer et recevoir des emails en ignorant la puissance de ces PIM (Personal  information Manager) qui permettent de gagner en temps et en efficacité.

Objectifs :

Gagner du temps et se libérer l’esprit

Utiliser toutes les fonctions pour accroître son efficacité

Comprendre la logique du système pour passer d’une fonction à l’autre

Suivre plus facilement ses délégations de tâches

Profiter des possibilités de synchronisation avec son PDA (Palm)

Points clés :

 Gérer son temps grâce à la fonction « Calendrier »

  • Organiser une réunion  ponctuelle ou périodique

  • Savoir insérer un e-mail ou une tâche dans son calendrier

  • Programmer des rappels pour soulager sa mémoire

  • Synchroniser son calendrier avec celui de son assistante grâce au PDA

  • Visualiser clairement son calendrier grâce aux catégories.

 

Gérer son carnet d’adresses grâce à la fonction Contacts :

  • Utiliser toutes les rubriques du carnet d’adresses

  • Partager ses adresses électroniques avec son équipe

  • Gérer et tenir à jour ses listes de diffusion

  • Affecter des catégories aux contacts pour les retrouver plus facilement

 

Planifier ses activités grâce à la liste de tâches :

  • Créer et utiliser les tâches pour  planifier ses activités

  • Classer les tâches par catégorie pour faciliter leur traitement

  • Transformer un e-mail en tâche

  • Programmer une tâche périodique pour ne rien oublier

 

Garder une trace de ses activités grâce au journal et noter ses idées pour les retrouver :

  • Archiver automatiquement ou manuellement

  • Utiliser le Post-it © électronique

 

 

Communiquer efficacement par email                                                                                 

Public Concerné : 

Toute personne envoyant et / ou recevant plus de 30 emails par jour.  Cette formation s’adresse principalement aux utilisateurs de Outlook ou de Lotus Notes.

Constat :

Il  faut en moyenne entre 1 et 2 minutes pour prendre connaissance d’un email et décider de ce que l’on va en faire. Selon les fonctions, entre 50 et 70% des emails reçus proviennent de sa propre entreprise, voire de la même direction ou service.

Il est donc possible et souhaitable de diminuer ce volume.

Le problème ne vient pas des emails, mais de l’irruption récente d’une nouvelle technologie livrée sans mode d’emploi

Objectifs :

Améliorer sa communication par email  

Réduire le nombre d’emails reçus  

Mettre en place une méthode de traitement des emails pour gagner en temps et en efficacité

Points clés :

Échanger des informations claires et compréhensibles.

  • Le modèle de validation des emails (6 questions à se poser avant d’appuyer sur Envoi)

  • Les 3 points clés d’un email (objectif + action requise + date)

  • Les 4 types d’action courante demandée par email.

  • Les 4 types de décision effectuée en recevant un email.

  • Définir des codes commun avec ses équipes et interlocuteurs réguliers

  • Trouver des alternatives quand l’email n’est pas la bonne solution.

 
Maîtriser l’outil

  • Utiliser les champs Objet, A, Cc, Cci de façon optimale

  • Les options : boutons de vote, accusés réception, envoi différé, importance..

  • Signatures automatiques, messages d’absence…

  • Insérer des liens, invitez à une réunion, assigner une tâche et la suivre

  • Créer des modèles réutilisables

  • Réaliser un publipostage par email

 
Faciliter le traitement de ses emails

  • Réduire le nombre d’email reçus

  • Créer des règles de gestion pour faciliter le tri

  • Planifier le temps nécessaire en fonction de la quantité

  • Classer ses emails et pièces jointes

  • Enregistrer les actions requises dans les listes de tâches, l’agenda

  • Comment purger une boite de réception débordante.

 

 

 

La méthode 5S au bureau                                                                                                      

(éliminer le superflu pour se concentrer sur l’essentiel)

 

Objectif : 

Comprendre l’impact quotidien d’un mauvais système de rangement et d’un bureau surchargé. Alléger son espace de travail de l’inutile. Mettre en place un plan de classement logique et personnalisé pour accéder à l’essentiel rapidement. Simplifier les formulaires et procédures de travail.

Gagner de la place et du temps, tout en diminuant les risques d’erreurs.

Contenu :

  • A partir de sa fiche de poste ou lettre de mission, clarifier ses objectifs professionnels,  son périmètre d’action et les dossiers qui en découlent.

  • Identifier les responsabilités de conservation des documents dans son service.

  • Définir les durées de vie et d’archivages des documents courants.

  • Découvrir et mettre en pratique les grands principes de la méthode 5 S dans son bureau.

 

 R comme Réduire le superflu (Seiri)

  • Identifier et supprimer les objets inutiles, les dossiers ou documents obsolètes

  

A comme Aménager son cadre de travail. (Seiton)

  • Vérifier l’implantation et l’ergonomie de son poste de travail (lumière, hauteur, téléphone….)

  • Trouver des idées de mise en commun au sein de son service..

  • Concevoir un plan de classement polyvalent (dossiers papiers et informatiques, emails)  à partir des caractéristiques de son poste

  

N comme Nettoyer (Seiso)

  • Elaborer un plan d’attaque pour épurer et réorganiser armoires, ordinateur,emails

  • Grand nettoyage et entretien régulier pour prévenir le désordre et garder le contrôle

 

G comme Généraliser (Seiketsu)

·         Systématiser l’utilisation de la méthode sur tous les supports (messagerie, disque dur,…)

  • Standardiser et simplifier les procédures, les documents, les fournitures de bureau

 

 E comme Enraciner (Shitsuke)

·         Acquérir  de bonnes habitudes pour maintenir la nouvelle organisation .

Gérer son temps et ses priorités                                                                                          

Public Concerné : 

Toute personne soucieuse de gérer son temps plus efficacement afin d’améliorer ses performances et atteindre ses objectifs.

 

Constat :

Le temps est une ressource limitée qui – contrairement à l’argent ne peut pas se stocker. Quelque soit son poste dans l’organisation, toute personne – de la secrétaire au directeur général - peut contribuer à améliorer la performance globale de son entreprise par une meilleure gestion de son temps. 

Une grande partie du temps passé au bureau est mal utilisée et génère stress et conséquences sur la vie privée

Objectifs :

  • Comprendre son rapport au temps et la façon dont cela affecte le travail et le stress

  • Découvrir outils et méthodes permettant une meilleure gestion de son temps.

  • Savoir s’organiser en planifiant journée, semaine, mois.

  • Éliminer la frustration de n’avoir « rien fait ».

  • Adopter collectivement au sein de son service de nouvelles méthodes de travail

Points clés :

Autodiagnostic (à partir d’une grille d’analyse préalable)

  • Prendre conscience du temps consacré à chaque type de tâche en relation  avec son importance.

  • Identifier les « gaspitemps» externes (indépendants de chaque personne)

  • Identifier les « gaspitemps» internes (les mauvais comportements personnels)

  • Repérer les trois états du temps (gazeux, liquide et solide)

Grands principes

  • Connaitre les 10 lois de la gestion du temps valables en toutes circonstances

  • Éliminer procrastination, dispersion et perfection….

  • Reconnaitre ses priorités dans un environnement évolutif

  • Différencier importance et urgence

Outils et méthodes pour mieux gérer son temps

  • Formuler des objectifs S.M.A.R.T.

  • Transformer le temps « gazeux » en temps « liquide » et « solide »

  • Planifier

  • Communiquer efficacement par email

  • Utiliser et synchroniser son PDA pour conserver ses objectifs et tâches sous la main

Gérer et dissuader les interruptions

  • Aménager l’organisation physique de son bureau (open space ou classique)

  • Déléguer quand cela est possible

  • Savoir dire non avec fermeté et diplomatie

  • Du bon usage du téléphone et du mail

Plan d’action

  • Si vous faites ce que vous avez toujours fait, vous obtiendrez ce que vous avez toujours obtenu, qu’êtes-vous prêt à changer ?

  • Élaborer son plan d’action personnel

 

 

 

  • Aménager rationnellement  sa position de travail (ergonomie et position du pilote dans le cokpit)

  • Télé-travail et « remote-management »
 


 

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mis à jour dernièrement le : 17-Jul-2010

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